各有关学院、机关处室和直属单位：

为准确、完整、系统地收集、保存学校2020年（2020.01.01—2020.12.31）的文件材料，根据《高等学校档案管理办法》有关规定，现就做好归档工作通知如下：

一、归档范围和归档时间：

（1）各机关处室、直属单位形成的党群、行政、教学、外事、出版物、声像类文件材料，经系统整理后应在7月底之前归档。

（2）科研、基建、仪器设备类文件材料应在项目验收（竣工）后3个月内归档。

（3）财会类档案由会计机构整理归档。当年形成的会计档案在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满后由会计机构移交综合档案室统一保管。

二、质量要求：

（1）归档文件材料应齐全完整；纸质文件材料应为原件；上级来文与文件处理单并存，本校文件与文件签发单、定稿并存，正文与附件并存。

（2）实行纸质文件、电子文件双套归档制。没有电子文件的纸质文件归档，有电子文件的与纸质文件同时归档；电子文件归档时，必须同时提供纸质文件。

（3）本校形成的文件材料用纸应规范，书写、打印、用印等应用耐久材料；字迹、印信等应清晰、完整；责任者和成文时间应标明。

（4）声像材料归档时应附有文字说明，并注明责任者、形成时间、内容等，归档的声像材料应图像清晰、音质良好。

（5）毕业班合影照片尺寸控制在长30CM，宽20CM。

三、归档程序：

各归档单位兼职档案员（名单见校行字（2014）9号文）负责统一向综合档案室档案移交文件材料，移交时填写《淮北师范大学大学档案移交(接收)登记簿》，一式两份，由移交单位主要负责人、档案管理人员和学校综合档案室相关人员签字移交，归档单位和综合档案室各执一份，以备查验。

四、学校综合档案室在相山校区图书馆北楼六楼，电话：3802097，邮箱：hbsddas@chnu.edu.cn。

特此通知。

附件：淮北师范大学档案移交(接收）登记表

党政办公室

2021年3月11日