【按】办公室是一个部门的窗口、形象和面孔，处于承上启下、联系左右、协调各方的重要位置，是办文、办公、办事、办会的主要平台。如何围绕服务大局这一中心，注重专业和理论两方面学习，搞好政务、事务、财务三项服务，发挥参谋助手、综合协调、督查督办、后勤保障四个作用，念好“宽”（眼界宽、思维宽、胸襟宽）、“严”（政治严肃、管理严格、纪律严明）、“深”（学习深刻、调研深入、对策深化）、“实”（为人踏实、责任落实、工作务实）、“快”（运转快、反馈快、督办快）“五字经”，追求“零差错”，不让“中枢”成为“梗阻”，确保各项工作政令畅通，高效运转，尤为重要。办公室是一个部门办文、办公、办事、办会的综合工作机构。任务千头万绪，工作千辛万苦，但没有一桩属于小事，没有一件可以疏忽，任何微小的疏漏，都可酿造成大的失误，稍有不慎或不当都会影响整体甚至全局工作。要想做好，就必须从小事抓起，从基础做起，认真做好政务、事务、财务、服务这四篇文章，充分发挥参谋助手、综合协调、督查落实、后勤保障四个作用，确保政令畅通、高效运转。
　　按照这一思路，办公室工作应在内强素质、外塑形象上下功夫，在统筹兼顾、会弹钢琴上做文章，在创新服务、提升效率上求实效，坚持 “办公室里无小事”的工作理念，形成大事小事认真办、当日事情当日办、能办事情马上办、一切事情依法办“四办”的工作格局，以新亮点、新变化影响和感染其他科室的工作，带动和促单位整体工作质量和水平的提高。
　　一、内强素质，外塑形象—办公人员必须具备“四种”功底
　　（一）着力锤炼“四种”素质
　　一要发扬忘我工作的作风。良好的精神状态是做好办公室工作的精神基础和思想基础，严谨的工作作风是做好办公室工作的基本要求和根本保证。要加强理论学习，坚定理想信念，熟悉统计业务，掌握业务技能，做到爱岗敬业，埋头苦干，无私奉献，不计名利，不计个人得失，甘当无名英雄。
　　二要发扬实事求是的作风。坚持说实话、办实事，扎扎实实做事，诚诚恳恳做人，说话朴实、作风扎实、办事老实，不摆花架子，不做表面文章，凭真抓实干，靠真才实学，求真功实绩。
　　三要发扬一丝不苟的作风。文秘工作要经得起推敲，事务性工作要经得起检验，临时性任务要经得起端详，提高一次工作完成率和工作质量精品率。
　　四要发扬雷厉风行的作风。对既定的各项目标、措施、任务落实要不折不扣、迅速到位，绝不能疲疲沓沓，拖拖拉拉。对领导交办的事情，要快办、办好；对其它单位反映的问题，要认真分析，及时汇报；对上级下达的指示，要准确记录，及时传达。同时，要解放思想，与时俱进，适应新形势，理清新思路，拿出新招数，开创新局面。
　　（二）着力塑造“四种”形象
　　一要树“笔杆子”形象。办公室是出材料、出思路的地方，人人都要力争成为“笔杆子”。如果不会耍“笔杆子”，就很难发挥更重要的作用。办公室人员成为“笔杆子”应该做到4点：一是勤学习。当今社会知识更新很快，办公室人员如果不注意学习、积累和提高，就很难写好材料。要坚持学理论，学经济，学业务，不断提高理论和业务水平，提高分析问题、解决问题能力，为写材料打下良好的基础。二是多实践。要写一手好材料，必须要有持之以恒的精神，多想多思，多写多练，在实践中不断提高。要坚持自我加压，勇挑重担，多写“大块头”的材料，多记读书笔记，多写心得体会，这样长期坚持下去，就能练就一手过硬的“笔功”，成为名符其实的“笔杆子”。三是善观察。办公室工作的特殊性要求其工作人员必须站在全局的高度去观察、分析问题，既要善于观察分析宏观形势，从中把握大的发展走向，又要善于观察分析微观现象，尽可能掌握多方面的情况；既要善于观察分析领导的言行，从中搜寻决策的前沿信息，又要善于听民声、察民情，在“结合”上做好文章，使自己所写的材料有高度和深度。四是重研究。材料是一个人综合素质的体现。写好材料既需要有较高的文字表达水平，也需要有较高的政策理论水平，更需要吃透情况、熟悉业务。这就要求办公室人员要注意研究经济，研究数字，研究问题，特别是对全年重点工作要跟踪调查，掌握进度，这样写出来的材料才有较强的针对性、指导性和可操作性，避免大而空。
　　二要树“活电脑”形象。一是知识要广。要广学博采，对古今中外、历史地理、边缘科学、前沿知识都要有所涉猎，努力成为包罗万象的“百科全书”和方方面面的“百事通”。二是信息要灵。办公室人员要成为信息灵通人士，对国际、国内以及本地本部门发生的重要事件要及时了解，始终掌握最新信息，特别是对领导决策有重要参考价值的信息要快速反馈，及时提供。三是情况要熟。办公室人员要做“有心人”，注意搜集整理各层面的情况，成为领导的“资料库”。对好的经验和做法，注意搜集总结，并结合实际加以吸收利用；对本地本部门的情况要了如指掌，尤其是对当年重点工作、经济发展情况、基层先进典型等要掌握具体，能够熟记在胸，做到心中有数。四是反应要快。坚持高效率，快节奏，雷厉风行，立竿见影。对局领导交办的事项要区分轻重缓急，做到急事急办，特事特办，今日事今日结，不推诿扯皮，不拖拉散漫。
　　三要树“老黄牛”形象。一是敬业。办公室工作非常辛苦，加班加点是家常便饭，在这里工作就要付出比别人更多的努力和艰辛。因此，办公室人员必须有强烈的事业心和责任感，有高度的敬业精神，有踏踏实实的工作态度，干一行、钻一行、爱一行。二是实干。“老黄牛”精神的实质就是干。在办公室工作尤其需要实干，花招是站不住脚的。办公室人员要象“老黄牛”一样，既要抬头看路，盯准目标方向，又要低头实干，靠实干取得政绩，靠实干赢得领导和同志们的信任，靠实干树立良好的形象。三是诚信。诚信是人生第一大财富，也是一个人思想品质的重要体现。办公室人员要以诚信为本，操守自重，一诺千金，不说空话，更不允许欺上瞒下，弄虚作假。四是奉献。办公室工作辛苦，生活清苦。在办公室工作本身就是对一个人党性、意志和品格的锻炼。办公室人员应该以苦为荣，安贫乐道，真正耐得住清贫，抵得住诱惑，守得住防线。
　　四要树“勤务员”形象。无论是想问题、办事情，还是出主意、搞协调，都要自觉做到脑勤、腿勤、口勤、手勤。脑勤，就是要多动脑，多思考，特别要注意研究和思考一些事关全局的重大问题和重点工作，理出一些规律性的东西，经常提出一些建设性意见和建议。腿勤，就是要求办公室人员对负责的每一项工作要认真抓，多跑腿，加快工作节奏，提高工作效率，确保工作落实。口勤，就是要对来人热情接待，不厌其烦；向领导多请示、多汇报，争取支持；与同志多交流、多谈心，加强沟通。手勤，既要多办事，勤办事，会办事，又要多写多练，不断提高文字表达能力，提高以文辅政水平。
　　二、统筹兼顾，善弹钢琴—实践中要正确处理“四个”关系
　　办公室工作纷繁复杂，如何在“两眼一睁，忙到熄灯”的处境中理出一点头绪来，在工作中争取一点主动，少一点被动呢？
　　一要处理好大事和小事的关系。办公室管了许多事，有大事、也有小事。怎样处理好大事和小事的关系？基本的出发点是小事不能不管，大事不能不抓，应把任何事都当大事来做。作为办公室主任或人秘科长，首先应该把自己的主要精力放在协助领导解决大事上。领导一个时期想什么问题，研究什么问题，需要提供什么信息，也就是办公室人员同时期应该抓的大事。也就是说，应该适应决策层的要求来安排和组织办公室的工作。特别重要的是，要千方百计替领导挡小事，让领导能集中精力抓大事。挡小事不是不管大事，而是把小事揽过来，由办公室消化掉，不要使一些小事去干扰领导工作。这样，办公室看起来办了一些小事，但让领导能集中精力抓大事，从某种意义上说，也是抓了大事。
　　二要处理好主动和被动的关系。办公室工作有很大的被动性，这是办公室的工作特点所决定的。但也不是完全处于被动的地位，关键是要妥善处理好主动和被动的关系。一是要具有善于主动参政的意识。办公室的工作比较接近领导，对上级的精神、同级党委、政府和部门一个时期的中心工作及领导的思想意图，一般来说能较早的知道。领导的思想、意图都离不开上级的精神，离不开每个时期的中心工作。只要吃透精神，熟悉情况，领导的思想意图也是不难掌握的，这样就可以及时准确地为领导提供情况，出主意，提建议。二是要通过规范化变被动为主动。在办公室工作的同志常感到最头痛的是难以掌握领导的行动，作为办公室可以建议领导对工作实行长计划、短安排，用“碰头会”或其它形式，把一周或一个月的工作部署及每位领导的工作安排，由办公室按周或按月排出日程安排表，印发各位领导和各科室，并由办公室协调、组织、实施。这样，不仅工作的计划性和主动性增强了，而且办公室的工作也会主动许多。三是要注意总结办公室工作的规律性。办公室工作虽然头绪多，但只要善于总结，都有规律可循，大事小事按照客观规律去办，都会主动的。特别是在超前服务上多动脑筋、多想办法，把工作做细做实做精，被动的问题就会迎刃而解。
　　三要处理好政务和事务的关系。办公室的工作从大的方面分就是两大块，一是政务，一是事务。而我们普遍感到，办公室事务性的工作太多，两眼一睁，忙到熄灯，回头一想又不知忙了些什么。别的科室年度述职时，一二三四，甲乙丙丁，一条一条明明白白，而办公室的工作，一堆乱麻，理不出个头绪，没有一条能提得起、道得明。但是，无论是政务，还是事务，都是办公室份内的工作，都需要办好。这也是办公室的职能、性质所决定的。办公室一般按政务类和事务类作了较为明确的内部分工，将政务类与事务类工作分而管之，政务和事务的关系问题得到了较好的解决，这样就不至于把主要负责同志缠在事务堆里。但作为办公室主任，应该有全局观念、整体观念，眼睛不能只盯在办公室这个小范围，主要精力应该放在配合领导处理好关乎全局的政务工作上。办公室主任分管一大摊子，要保证杂而不乱，有章法地工作，就要象毛泽东同志讲的那样“会弹钢琴”，按照办公室“参谋、协调、服务”这个主旋律，奏出一个协调的乐章来。
　　四要处理好工作与学习的关系。办公室主任没有不忙的，可以说基本上没有时间学习，真是“入不敷出”。怎么办？最好的办法是在工作中学习，在实践中学习。一是要认识到学习如逆水行舟，不学则退，会无所作为。二是要善于抓住各种机会，向领导学习，向同事学习。平时应注意学习领导同志观察分析和处理问题的方法；勤于发现、吸纳同事的长处，善于取长补短。三是要利用各种文件、资料、信息，勤于思索，勤于积累，学以致用，为用而学，不断充“电”，才不致落后。
　　三、创新服务，提高效率—促使办公室工作向“五化”转变
　　如何进一步做好办公室工作？我个人的体会是必须在强管理、抓协调、重服务、促高效上下功夫，只有这样，才能使办公室工作提高到一个新的水平，更好地适应单位发展的需要。
　　（一）管理要科学化
　　管理出效率、出成绩。在工作上尽职尽责，积极主动，在事务管理上严格程序，力求规范，在任务落实上督办到位，扎实有效。
　　一要强化职责。一是明确分工。对办公室工作要按性质合理分工，使人人有责任、有任务，个个各司其职，精诚协作，形成精干、高效、创新、团结的战斗团队。对临时性工作要切忌同时交给同一职级的两个人。否则，就会出现“龙多不下雨”、“三个和尚没水吃”等相互推诿、互相扯皮的现象。即使不得已需要两位或多位同志办理同一工作时，也要讲明责任，明确谁牵头，谁配合。二是量化考核。要建立岗位目标责任制，从办公室领导所应承担的责任到每个工作人员肩上的任务，都要科学合理地设置，尽量做到细化、量化、操作性强。对事务性的岗位，如办会、办事、收发、接待等不宜量化的环节，制定规范目标；对以效率质量为主的岗位，制定效率质量目标。三是靠实责任。对领导交办的任务要“热心办、马上办、办得好”，不推拖、延误。把“办公室里无小事”的工作理念印在脑海，牢记每一件事都牵涉大局，关乎局机关整体利益，必须时刻注意。
　　二要抓主保重。办公室工作的运转形态大致有两类：一是确定性的，二是非确定性的。每项确定或不确定的工作都有相对稳定的办理方式和程序。对确定性的工作只要在总结经验的基础上，制定出规范化的制度，然后照章行事，就能形成有序的运行机制；对非确定性的工作，主要是指局领导临时交办任务、应急工作和突发事件的处理等，除加强预见性外，更重要的是要有灵活应变能力，做到“三巧”：巧筹划、巧运时、巧用兵。巧筹划，即工作上分清轻重缓急，把重点放在抓大事、急事上；巧运时，即合理运筹时间，既保证按时完成任务，又做到忙而不乱；巧用兵，即运用分权、分责等办法，调动众人的积极性。这样，工作再重、再急、再难，也可做到井然有序。
　　三要力求规范。提高办公室工作效率和服务质量，必须把加强制度建设、强化内部管理、大力推进办公自动化放在突出位置，将各项工作纳入规范化轨道。一是规范行为。建立健全各项规章制度，对各个岗位什么能做、什么不能做、怎么做、做到什么程度都要有明确规定，做到有章可循。二是规范工作。对办公室各项工作应遵循和注意的环节，制定严格标准，使各项工作程序化；努力改进办公室工作条件，实现办公自动化、信息网络化。三是规范机制。在办公室内部建立良好的选人、用人机制。在选人上，要严把“入口关”，真正将那些思想政治素质高、热爱办公室工作的同志充实进来；在用人上，引入竞争机制，真正将那些埋头苦干，业务精湛，群众信得过，领导满意度高的同志安排到重要岗位上来。
　　（二）协调要规范化
　　协调是纽带、是桥梁。在具体工作中，我们始终坚持“两不”、“两多”、“两少”、“五不让”。“两不”，即“鞍前”不越位，“马后”不掉队；“两多”，即事先多商请，事后多沟通；“两少”，即少摆架子，少添乱子；“五不让”，即不让领导安排的工作在科里延误，不让办理的文件、事务在科里积压，不让各种差错在科里发生，不让衔接的事项在科里断档，不让局机关的形象在科里受损害。
　　一要发挥桥梁纽带作用。在协调方面，要特别注意做好上情下达和下情上报，既有纵向的沟通，也要有横向的联络，充分发挥好办公室的桥梁纽带作用。这就要求我们必须找准位置，选好切入点。办公室是窗口，代表着单位的形象，平时待人接物的几句话、接电话的口气都关乎桥梁纽带的作用的发挥，确实没有小事。同时，督办、信息、保密、文书处理等工作，对下都有管理、指导、协调职能，不仅要做好办公室自身工作，还要拿出足够的精力去管理和指导面上的工作。安全保卫、后勤服务等工作，都需要据情督查落实，杜绝出现不到位的问题。
　　二要发挥综合协调作用。沟通、协调、综合是办公室的一项重要工作。情况综合、工作协调、确实不容易。比如召开一次会议顶多半天、一天时间，但具体的协调、综合任务提前数天就得着手准备，领导讲话要赶写，有关情况要搜集综合，开会时间、地点、参会人员要协调，会后各县区的贯彻落实情况还要整理反馈，一环扣一环，环环不可少，少了哪一个环节都会出问题。因此，综合情况角度要准，有理有据，准确可靠；协调工作要有力度，横到边，竖到底，发挥最大效能。
　　三要发挥“一盘棋”作用。办公室是一个整体，要使这架机器正常运转，就需要各个岗位和全体工作人员之间的相互合作。怎样做到相互配合支持、沟通协调呢？一是要搞好相互之间的团结。没有全体人员思想感情的沟通和交流，就不会有工作上的沟通和交流，就没有好的工作基础和氛围，也不可能把工作做好。二是要加强在工作中的磨合，多信任，多支持，多理解。要像运动员踢足球、打篮球一样，必须做到球到人到，配合默契，才能取得好成绩。如果能在工作上达到这种默契的状态，就能使整个办公室的工作水平提高一个层次。
　　（三）服务要优质化
　　优质服务的关键是创新。要根据新形势、新任务的需要，突出抓好服务方式的创新，强化“三种意识”，实现“三个转变”。
　　一要强化超前服务的意识，实现由被动服务向力争主动服务转变。一方面，要善于分析、总结办公室工作的规律，积极运用这种规律努力增强工作的主动性；另一方面，要增强工作的计划性，科学规划工作，注重超前预测，既要想领导之所想，更要想领导之未想，及早发现工作中可能出现的困难和问题，并提出相应的对策，掌握做好工作的主动权。
　　二要强化服务全局的意识，实现由只办好具体事务向当高参转变。这要求办公室工作人员要勇于开拓，敢于创新，在抓好日常具体事务的同时，围绕中心工作想事、谋事、干事，做到能办大事，会办难事，敢办新事，创造性地开展工作，推动当年重点工作和全局工作的开展和落实。
　　三要强化优质服务的意识，实现按“惯例”办事向开拓新局面转变。要优质服务，以实现工作“零差错”为标准，严谨细致地做好每一个环节的工作。特别是要克服墨守成规的经验主义做法，面对不断发展变化的新形势，善于应变求新，尽可能堵塞工作上、制度上的漏洞，为统计业务工作的顺利开展提供全过程的优质化服务。
　　（四）信息要超前化
　　信息是领导掌握全局、决策工作的第一手资料。在拓展信息资源上下功夫，在丰富咨询内容上做文章，在提升服务水平上求实效，为领导决策、经济发展、社会需要提供了大量的经济社会信息资料。实践中要做好信息工作，必须突出“三点”、把握“三性”、抓好“三新”。
　　一在信息内容上应突出“三点”。一是捕捉亮点。要善于透过普通工作寻觅亮点、通过调研反映综合的、行业的、部门的闪光之处。二是关注热点。要特别注意扣紧群众反映强烈、领导极为关注的重大经济社会问题，超前编报苗头性、倾向性的预警信息。三是剖析难点。对要在深入调研的基础上，剖析问题及原因，有针对性地提出对策建议，帮助领导“解难”。
　　二在信息质量上应把握“三性”。一要有真实性。要全面准确反映客观现象，切忌随意修饰、笔下生花，必须用事实和数据说话，避免掺杂个人主观成份，切实做到不渲染、不遮掩、不扩大、不缩小，有喜报喜，有忧报忧，为领导提供真实可靠的信息。二要有时效性。信息的时效性是关乎信息质量的重要因素。信息一经形成，提供的时间越短，其价值就越大，而时间的延误，会使信息的价值衰减以至消失。同时，要充分发挥信息网络优势，增强信息传输时效。三要有超前性。要从新情况、新问题中筛选信息，要从领导关心而亟待解决的问题中透视信息，要从不同时间带倾向性和关键性的问题中过滤信息，做到靠前提供，超前预警。
　　三在信息拓展上应抓好“三新”。一要在发展、变化中抓新。要善于寻觅无形的新信息，如观念转变、思想变化、作风改进等方面的信息；善于借鉴外地的新信息，要及时整理反映外地、外部门各有千秋、各具特点的新鲜经验；善于捕捉隐性的新信息，要把握发展过程中量的增减以及对质所产生的影响和作用。二要在观察、思考中出新。只观察不思考尽管有时能捕捉到新信息，但难免浮浅，只思考不观察又易出现空泛，观察加思考才能收到珠连壁合的功效。三要在比较、对照中求新。
　　（五）运行要高效化
　　高效是衡量办公室工作质量和水平的重要标志。如何使办公室工作高效运转、规范运作？
　　一在表率上，要当好领航员，不作观察员。凡时凡事凡工作都要带头干，吃苦在先、享受推后；自觉地、模范地执行党纪政纪和局机关制定的一系列规章制度；树立“终身学习”理念，用学习来解决一切思想认识问题，讲政治，讲纪律，用浩然正气凝聚人心，感召大家；工作以身作则，身体力行，作风上求实求细求精求真，以模范的行为和规范的言行感染、影响身边的人和事。不袖手旁观，作“甩手掌柜”。
　　二在服务上，要当好勤务员，不作巡视员。时刻要为大家着想、为工作着想，优质、超前服务于领导、服务于同志、服务于工作，以全心全意为人民服务、对人民负责的思想和默默奉献的行动提供保障服务，手快脚勤，主动热情，甘当通讯员，当好勤务员。不能得过且过，应付差事。
　　三在协调上，要当好联络员，不作指导员。凡事凡文件凡指示，要按程序上下衔接、左右通气，上令下传、下情上报准确无误，及时督办、反馈；遇事冷静、果断，大事小事一样认真办理，坚持有始有终，务必落实、办理有果；坚持政治纪律，不该说的话坚决不说，言行一致，摆正位置。不能目中无人，夜郎自大，决策指导。
　　四在参谋上，要当好情报员，不作参谋长。准确、及时收集、汇总各方面情况及信息，汇集归类梳理，视领导需要适时提供使用，做好会议记录、工作日志、电话记录；重大问题必须经过广泛深入调查取得旁证后方能整理上报，不人云亦云，切忌冒报“二百五”；不能将自己与领导等同起来，更不能凌驾于领导之上发号施令。不能左右领导，更不能超越领导。